20 de junho de 2022

A importância das lições aprendidas e como aplicar na sua organização

Para quem está lendo, mas não está tendo familiaridade com o termo “lições aprendidas “, vou dar uma explicação detalhada sobre esse assunto e, principalmente, como aplicar dentro da sua organização. Além da aplicação, formas de fazer com que as boas práticas sejam multiplicadas, virando processo de forma ágil e clara. Além disso, quando as coisas não saem 100%, tirar lições e conseguir ter um processo de aprendizagem, direcionada à busca de melhoria contínua.

O que é lição aprendida?

Ele é um processo de reflexão sobre erros e acertos de alguma parte do processo, atividade, rotina ou projeto em que uma pessoa ou um grupo passou.

Então, podemos falar que essa ferramenta consegue nos ajudar a entender os pontos fortes e fracos que temos dentro dos nossos processos, atividades, rotinas etc.

E o principal, ter um canal de comunicação e mapeamento, deixando assim uma grande biblioteca para os colaboradores. Será o local em que todos podem consultar esse rico conteúdo, sendo compartilhado na empresa.

Como funciona esse processo?

Como esse material está sendo dedicado para gestores e organizações, vamos deixar esse processo de forma bem clara e fácil de ser aplicada. Acompanhe, abaixo, o detalhamento e explicação de cada parte desse processo.

Vamos aos pontos:

Identificar quais foram os pontos fortes ou pontos negativos que aconteceram é o primeiro passo para começar a construção do material mais rico que você terá para a sua organização. Dentro da identificação, podemos criar um arquivo em Excel ou em algum sistema de gestão que a sua empresa já tem. Segue uma sugestão de forma mais genérica para começar a identificação com um mapeamento simples e direcionado.

Vamos explicar cada coluna desse template de sugestão.

  • ID – Código para identificação, dessa forma conseguimos saber como está a evolução dos mapeamentos;
  • Data da Inclusão – Mapeamento por data, para saber se houve algum evento no mês que pode ter gerado mais ações a serem mapeadas;
  • Fase do projeto – Assim conseguimos entender em qual fase do nosso projeto temos mais pontos fortes ou fracos, focando nessa etapa para criarmos e implementarmos as boas práticas;
  • Problema – Aqui descreveremos o problema de forma mais clara e objetiva possível;
  • Impacto – Quando falamos de impacto, ele pode ser positivo ou negativo;
  • Ação Tomada – Aqui vamos descrever qual foi a ação tomada para a correção ou, caso o impacto seja positivo, para que possamos implementar isso dentro das nossas rotinas.

Para a documentação, precisamos criar o arquivo de preenchimento e, principalmente, criar um guia de como fazer esse preenchimento. Assim, todos os envolvidos e colaboradores saberão como deixar esse arquivo sempre atualizado.

Se faz necessário ter uma pessoa ou equipe que seja responsável por fazer a análise desse preenchimento, para termos sempre esse arquivo padronizado, atualizado e vivo dentro da organização.

Esse arquivo precisar estar em um local que todos os envolvidos possam acessar de forma fácil e ágil. Por isso, aconselhamos deixar em uma nuvem, para que o compartilhamento seja feito via link. Caso seja necessário estar em um servidor local, temos que garantir que todos os envolvidos tenham acesso liberado a esse arquivo.

Um erro muito comum é deixar esse acesso restrito, somente para gestores. Porém, o time que está atuando no projeto de forma mais geral é sempre o time de operações. Então, não faz sentido restringir o acesso deles a esse arquivo, deixando até uma carga menor para os gestores, que se ficarem responsáveis pelo preenchimento, correm grandes riscos de deixar alguma informação se perder.

O momento da revisão é fundamental para que o time que atuou no projeto consiga parar e revisar tudo o que aconteceu ao longo dessa fase. Esse período será definido pelos integrantes do time ou pelo gestor de projetos da sua organização.

Dessa forma, já conseguimos aplicar essas boas práticas nas próximas fases do seu projeto.

Depois de toda a estrutura executada, chega o momento em que os times discutem, trocam e dividem as experiências que passaram no seu projeto ou fase. Aqui, é fundamental que todo mundo seja ouvido, para que todos os participantes possam dividir as suas percepções dos acontecimentos. Além disso, é o momento de pegar as melhores práticas, revisar o seu processo, projeto e rotina, multiplicando e aplicando o processo de melhoria contínua.


Essa ferramenta apresentada pelo time do PMO da Sucesso em Vendas é a forma mais barata, democrática e a melhor, sem dúvidas, para conseguir mapear os seus pontos de melhoria e assim alcançar a excelência operacional dentro da sua empresa.

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