A adoção de um CRM (Customer Relationship Management) é essencial para qualquer empresa que deseja estruturar melhor seus processos de vendas, atendimento e retenção de clientes. No entanto, muitas organizações cometem erros críticos ao contratar e implementar a ferramenta, o que pode levar a frustrações, desperdício de dinheiro e falta de resultados.
Se você quer evitar esses erros e garantir que o CRM traga benefícios reais para o seu negócio, confira abaixo os equívocos mais comuns e como contorná-los.
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Escolher um CRM que não é adequado para o seu modelo de negócio
O erro mais básico, mas incrivelmente comum, é adquirir um CRM que não se encaixa na realidade da empresa. Por exemplo, um varejista que escolhe um CRM focado em vendas B2B pode enfrentar dificuldades com a adaptação.
Como evitar:
Antes de contratar um CRM, avalie se ele atende às necessidades do seu segmento. Existem três tipos principais:
- Específicos para segmentos (construção, varejo, financeiro etc.);
- Genéricos (Pipedrive, HubSpot, Zoho entre outros);
- Customizados (desenvolvidos internamente, mais caros e complexos).
Escolha um que já tenha funcionalidades prontas para sua indústria ou varejo, facilitando a implementação e o uso.
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Escolher um CRM difícil de usar
Se a ferramenta for complicada e pouco intuitiva, o time comercial não vai usá-la corretamente. Se ela parecer que veio com um disquete dos anos 90, pode gerar resistência dos vendedores e gestores.
Como evitar:
– Prefira um CRM com interface simples e intuitiva;
– Faça testes antes de fechar contrato para garantir que o time goste da ferramenta;
– Opte por plataformas que ofereçam suporte e tutoriais claros para facilitar o onboarding.
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Tentar implementar o CRM sem ajuda especializada
Achar que a empresa pode configurar e adaptar sozinha é um erro que pode custar meses de trabalho perdido e frustração. E isso acontece com mais frequência que você pode imaginar.
Como evitar:
– Contrate um especialista na ferramenta ou conte com o suporte de revendedores e consultores;
– Empresas especializadas podem customizá-lo para a realidade do seu negócio e treinar sua equipe de forma mais eficaz.
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Não envolver toda a equipe no processo
Se apenas o gestor comercial ou o dono da empresa entende o valor do CRM, o restante da equipe pode ignorar ou não utilizar corretamente a ferramenta. Por isso, ter o envolvimento de mais pessoas que farão parte deste novo processo faz toda a diferença.
Como evitar:
– Todos os gestores de vendas, marketing e pós-vendas devem estar comprados com a ideia e engajados na implementação;
– O CRM não pode ser opcional: ele precisa se tornar parte da cultura organizacional.
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Não estruturar o processo de vendas antes de implementar o CRM
Um CRM sem um processo de vendas estruturado é como ter uma Ferrari sem saber dirigir. Muitos negócios contratam a ferramenta antes mesmo de organizar o fluxo de vendas, resultando em um sistema mal utilizado.
Como evitar:
– Mapeie e estruture o seu processo comercial antes da implementação;
– Defina as etapas do funil de vendas e o que deve ser feito em cada uma;
– Somente depois disso, personalize o CRM para refletir a realidade da sua empresa.
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Não treinar a equipe adequadamente
Se o time não souber como usar o CRM no dia a dia, ele se tornará apenas um sistema subutilizado. Muitas empresas fazem um treinamento superficial e esperam que os colaboradores aprendam sozinhos.
Como evitar:
– Ofereça um treinamento inicial bem estruturado, focando nos benefícios e na aplicação prática;
– Nos primeiros dias, faça um acompanhamento lado a lado com os colaboradores para tirar dúvidas;
– Priorize treinamento contínuo sempre que houver novas funcionalidades ou mudanças no sistema.
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Não oferecer treinamentos recorrentes e onboarding para novos funcionários
Treinar apenas no início não basta. Se novos vendedores entram na equipe sem um treinamento adequado no CRM, o uso da ferramenta vai se perder ao longo do tempo.
Como evitar:
– Inclua o CRM no processo de onboarding de novos colaboradores;
– Realize treinamentos periódicos para reforçar o uso correto e apresentar novas funcionalidades.
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Não definir métricas para medir o sucesso da implementação
Muitas empresas contratam um CRM sem estabelecer quais indicadores vão medir para saber se a implementação foi bem-sucedida.
Como evitar:
– Defina KPIs claros, como:
100% das vendas registradas no sistema
Mínimo de 20 atividades diárias por vendedor
Taxa de conversão por etapa do funil
Monitorar esses dados permitirá ajustes contínuos e maior retorno sobre o investimento no CRM.
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Não considerar integrações com outras ferramentas
Um CRM isolado pode gerar mais trabalho do que benefícios. Se ele não se comunica com seu ERP, plataforma de automação de marketing ou ferramentas de atendimento, você perderá produtividade.
Como evitar:
– Escolha um CRM que permita integração com os principais sistemas que sua empresa já usa;
– Automatize tarefas repetitivas, como atualização de cadastros e envio de leads, para aumentar a eficiência operacional.
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Continuar gerenciando as vendas por planilhas
O CRM deve substituir planilhas e processos manuais, mas muitos gestores continuam tomando decisões com base em planilhas paralelas, ignorando os dados do CRM.
Como evitar:
– Os gestores devem liderar pelo exemplo, analisando os relatórios diretamente no CRM;
– Se um vendedor já registrou uma reunião no CRM, o gestor não deve ligar perguntando “como foi a reunião?”, mas sim analisar as anotações antes de entrar em contato;
– A ferramenta precisa ser a única fonte de verdade da equipe comercial.
Conclusão
A escolha e implementação de um CRM é um processo estratégico que exige planejamento, treinamento e envolvimento de toda a equipe.
Se você quer evitar esses erros e ter sucesso, siga essas boas práticas e garanta que a ferramenta realmente otimize os processos de vendas e atendimento da sua empresa.
Quer ajuda na implementação da ferramenta certa para o seu negócio? Entre em contato com o nosso time e descubra como podemos acelerar seus resultados!
Vídeo
Assista, abaixo, um vídeo sobre estes erros cometidos em muitas empresas.
