Você possui a percepção de que algumas questões negativas na sua empresa acontecem de forma recorrente? Que algumas reuniões não possuem ações específicas e direcionamentos concretos?
Isso acontece porque muitas organizações não possuem o hábito de execução de um plano de ação.
Plano de ação, em simples definição, nada mais é do que um documento em que consta quais ações e tarefas devem ser executadas, dada uma análise prévia. Serve também para priorizar quais tarefas devem ser executadas antes de outras. Existem várias tipologias de planos de ação como Action Plan, Smart, Diagrama de Ishikwa e muitas outras (que valem leitura).
Aqui, neste artigo, centralizaremos as informações sobre um constante plano de ação utilizado e aplicado em nossos clientes: o PDCA.
A sigla PDCA significa Plan (Planejamento), Do (Execução), Check (Checagem) e Act (Ação). Esse plano de ação diferencia-se dos demais, porque permite claramente um entendimento da sua caracterização cíclica e sua possibilidade de aplicação recorrente. Para uma melhor compreensão, vejamos a figura abaixo com a posterior explicação introdutória das etapas de execução:
1) Identificação do problema
Todo plano de ação deve ser vinculado a um problema específico identificado. Será com base na identificação de um problema que todo o plano de ação será construído.
2) Desdobramento do problema
O problema identificado acarreta em quais prejuízos para o time e para a empresa?
3) Levantamento das causas
Qual a causa raiz do problema e os porquês da sua existência.
4) Plano de ação
Aplicação da metodologia 5W2H1R?
5) Execução do plano de ação
Uma vez tudo estruturado, está na hora de aplicarmos o planejado.
6) Identificação do resultado e das ações
Após a verificação dos primeiros resultados obtidos, é de suma importância que o acompanhamento seja recorrente e constante.
7) Análises dos desvios e implementação das ações corretivas
Após a verificação, é importante entendermos os fatos, causas e ações que deverão ser executadas caso o objetivo do PDCA não seja concretizado.
8) Padronização
Caso o resultado do PDCA seja obtido, é de suma importância que exista uma padronização, pois isso permitirá uma geração de disciplina, hábito e aculturamento do time e da empresa.
Vale reforçar que o PDCA, diferente dos demais planos de ação, apresenta um mapa mental de fácil compreensão. Apesar da importância de todas as etapas, é notória a percepção de que a etapa de Planejamento é a que demandará maior dedicação. O fato de ser cíclico faz com que o PDCA seja aplicável frente a diversos problemas e complexidades.
Plan – Planejamento
Para que o PDCA se torne eficaz, é crucial que um problema seja identificado. Esse problema pode ser operacional, tático ou comercial. A definição do problema também pode ser vinculada a diferentes esferas hierárquicas da organização. Após a identificação do problema, o sponsor (responsável) pelo PDCA deve estudar quais os desdobramentos do problema identificado. Deve-se analisar: quais as consequências de o problema existir? Ela gera retrabalho? Sua permanência é crônica ou pontual?
Todas essas explorações e análises são antecedentes para a descoberta da causa raiz. O entendimento dos efeitos do problema no time e na organização permitem o escalonamento da gravidade do problema escolhido. Somente após essas duas primeiras etapas é que devemos explorar as causas raiz.
Uma das metodologias aplicadas na Sucesso em Vendas é o sequencial dos porquês. Criada por Taiichi Ohno, do sistema de produção Toyota, os cinco porquês permitem uma ampla análise dos reais motivos que originam um problema. Para cada porquê respondido, é aplicado um novo. Ao total máximo de 5 (cinco) questionamentos, o método auxilia o sponsor a identificar a causa raiz (origem do problema ligado a gestão do time ou da organização). O intuito é compreender se o problema é um fator interno e de fraqueza da organização e/ou um fator externo. Uma vez vislumbrada a causa raiz, a execução da etapa 5W2H1R torna-se mais assertiva.
5W2H1R
Ainda dentro da etapa do Planejamento do PDCA e após a compreensão da causa raiz, o sponsor deve construir um plano de ação visual e onboard, ou seja, uma planilha de gestão que facilite a compreensão de tudo o que deve ser executado. As iniciais do 5W2H1R são:
- What (O que?)
O que deve ser feito para que o problema apresentado pare de existir ou seja minimizado na sua totalidade?
- Why (Por que?)
Qual o motivo raiz que gera o problema identificado?
- Where (Onde?)
Onde o problema ocorre e em qual departamento ou setor o plano de ação será executado?
- When (Quando?)
Qual o prazo de execução do plano de ação? (Data de início e data de fim)
- Who (Quem?)
Quem é o profissional responsável pela execução do plano de ação?
- How (Como?)
Como esse plano de ação será executado? (com detalhamento de execução e de suas ações)
- How Much (Quanto?)
Qual será o valor monetário ou investimento necessário para execução do plano de ação e (ou) qual tempo será gasto nas ações?
- Results (Mensuração?)
Como será a mensuração do resultado? Qual indicador será validado para que seja comprada a efetividade do plano de ação proposto.
Conforme exposto anteriormente, para que o plano de ação fique de fácil visualização e compreensão do time é necessário que sua exposição seja em forma de Canvas (tela única) conforme exemplo:
Para uma melhor compreensão, vamos supor que um time de vendas está com dificuldade em alimentar o sistema de gestão de projetos, ou seja, os projetos atendidos pelo time não estão sendo planejados de forma assertiva. Após as primeiras etapas do Planejamento, compreende-se que a causa raiz é a falta de conhecimento por parte do time. O 5W2H1R dessa ação ficaria exposta da seguinte forma:
O exemplo anterior demonstra que, somado às ações expostas e planejadas, o indicador é quem determinará o êxito ou não da aplicação do PDCA. Após a definição do plano de ação e o direcionamento dos responsáveis e participantes, inicia-se a aplicação no PDCA na prática.
Do (Execução)
Com o Canvas do PDCA em mão e disseminado para todos os envolvidos, são realizadas as ações planejadas. As ações devem ser executadas conforme expostas no 5W2H1R, mas é sabido que o sponsor deve, com antecedência, encaminhar um cronograma de execuções. A cronologia do PDCA trará o senso de urgência das etapas e permitirá com que todos compreendam e possam se agendar frente a demanda que se apresenta. Vale ressaltar que cada ação executada deve ser checada frente a mensuração proposta. O sponser do PDCA deve compreender que a verificação dos resultados obtidos com as ações é constante e não somente ao final do plano de ação.
Check (Checagem)
Apesar de metodologicamente este artigo trazer uma separação das ações do PDCA, o leitor deve ter compreendido que a etapa de execução e checagem acontecem simultaneamente. Para cada ação deve-se analisar o resultado frente a resolução do problema exposto. Eventuais mudanças de rotas somente são possíveis quando acompanhamos rigorosamente os resultados. Somado a isso, nas checagens avaliamos a necessidade de direcionamento de recursos (humanos, estruturais e financeiros) que podem contribuir para o êxito do PDCA.
Act (Ação)
Após a conclusão das etapas DO (Execução) e CHECK (Checagem) serão analisados, avaliados e mensurados os resultados obtidos no ciclo do PDCA. A etapa ACT (Ação) permite com que o sponsor possa documentar ou realizar ações pontuais frente ao cenário apresentado. Somente dois cenários são possíveis:
- 1º cenário – Sucesso na conclusão do problema
Uma vez escolhido o problema, compreendido suas causas, identificado a causa raiz, elaborado o 5W2H1R, executado e checado os resultados obtidos e ter diagnosticado que o problema foi resolvido, é de suma importância a criação de um documento de padronização. Isso para que os demais departamentos e (ou) outros membros da organização possam usufruir da boa prática. A elaboração de um documento público é a base para erradicação da causa inicial. Por muitas vezes boas ações não são disseminadas e documentadas, o que prejudica a evolução da organização como um todo. Vale ressaltar que a documentação gera disciplina, que por sua vez gera hábito, que por fim, gera uma cultura organizacional. Se houve efetividade na resolução de uma problemática pelo método PDCA, então essa ação deve tornar-se um aprendizado para todos os stakeholders (partes interessadas).
- 2º cenário – Não houve resolução do problema apresentado
Uma vez escolhido o problema, compreendido suas causas, identificado a causa raiz, elaborado o 5W2H1R, executado e checado os resultados obtidos e ter diagnosticado que o problema não foi resolvido, é de suma importância a criação de um documento de desvios com implementação de ações corretivas. A principal atitude do sponsor, juntamente com o time envolvido, é realizar um processo pontual que documente como serão levantadas, averiguadas e solucionadas as rotas que coadunaram no não sucesso do PDCA. Uma das ferramentas indicadas para auxiliar nessa etapa é o FCA.
O PDCA é uma importante ferramenta que traz em sua aplicação a permanente insatisfação ao presente cenário identificado.
Nada pode ser mais intrigante do que uma empresa ou time que, ao deparar-se com um problema, nada faz. Sair da zona de conforto e buscar excelência em processos, procedimentos e pessoas deve ser uma constante. O PDCA é de fácil aplicabilidade e sua prática gera, a médio prazo, uma cultura organizacional com foco em resultados. Não há mais espaços para amadores dentro do mercado e aqueles que não realizarem sua gestão por meio de Data-Driven, com ferramentas práticas, serão direcionados a estagnação e possível fracasso.